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PORFA: Portal de Facturas UGR

04. ¿Necesito firmar las facturas?
Firmar de forma manuscrita las facturas que entregue no es obligatorio, no lo exige la ley.
Pero sí lo es firmarlas electrónicamente, usando un certificado de persona física o jurídica de la FNMT o el del DNIe.
Ello garantiza su autoría, autenticidad e integridad (no es modificable), lo que le da validez legal y es verificable ante cualquier auditoría de cuentas o ante Hacienda.
Tenga en cuenta lo siguiente, según cómo presente sus facturas:
•   Cuando entrega facturas por FACe, está obligado a utilizar un certificado digital para realizarlas y firmar.
•   Cuando lo hace por el Portal de Facturas UGR, tiene que usar ese certificado para entrar y para firmar electrónicamente. Todo documento que suba o aporte debe ir en formato PDF.
La factura no necesita que esté firmada previamente ya que el propio portal la firma en el momento, usando el certificado digital con el que Vd. ha entrado.
Los demás documentos, aunque se registran igualmente, no son firmados. Tenga esto presente si algún documento asociado (como sucede con el de Confirming) requiere de alguna firma manuscrita o electrónica. En ese caso el PDF que entregue debe llevarla de antemano.
•   Cuando la presenta en papel en algún registro administrativo de UGR, allí se lo escanearán para convertirlo en PDF y se usará el certificado del funcionario de registro para firmarla y registrarla. No obstante, hasta que Vd. no complete y valide los datos de esa factura, después, por web, no se considerará entregada oficialmente.
Y el certificado digital también le será muy útil para consultar todas las facturas que haya entregado en UGR (por cualquiera de los 3 métodos mencionados anteriormente). En el Portal de Facturas de UGR, entrando en “Consulte sus facturas”, las verá todas y podrá conocer su estado de tramitación, añadir algún dato olvidado (como el centro de gasto) o, incluso, aportar otros documentos asociados o que se le hayan solicitado.